Dobrze spełniane klasyczne funkcje zarządzania, czyli planowanie, organizowanie, motywowanie i kontrolowanie, są podstawą siły nowoczesnych przedsiębiorstw. Trzeba jednak pamiętać, że kluczem do sukcesu jest synchronizacja wszystkich wyżej wymienionych sekwencji, oraz rzetelne i sukcesywne kontrolowanie procesów które z nich wynikają. Biorąc pod uwagę wielkość współczesnych przedsiębiorstw, liczbę zatrudnianych w nich osób, listę kontrahentów, firm współpracujących i klientów, złożoną strukturę kadr, oraz niesamowitą ilość informacji przepływających przez firmę na różnych jej poziomach, zarządzanie staje się niezwykle skomplikowanym procesem. Współczesne możliwości technologiczne i informatyczne pozwalają jednak korzystać z narzędzi, które w ogromnym stopniu ułatwiają kierowanie procesami biznesowymi. Narzędziami o których mowa, są różne systemy informatyczne, których zadaniem jest integracja wszystkich szczebli zarządzania i optymalna kontrola procesów biznesowych, zarówno wewnątrz firmy, jak i w relacjach z klientami. Właściwie trudno sobie wyobrazić dobrze prosperującą dziś firmę, która nie korzystałaby z oprogramowań informatycznych. Najważniejszym ogniwem nadzorującym pozostaje wciąż osoba menedżera, jednak systemy informatyczne, które są narzędziem w jego rękach, pozwalają na optymalne zarządzanie przedsiębiorstwem, a to jak wiadomo jest kluczem do sukcesu. Systemy informatyczne należy traktować w kategorii inwestycji, ich zakup, wdrożenie oraz utrzymanie są bardzo kosztowne, ale nie sposób z nich zrezygnować, ponieważ praca bez informatycznego wsparcia, to krok w tył w stosunku do konkurencji. Zatem odpowiedź na pytanie, czy firma, która stawia na rozwój może sobie pozwolić na oszczędności w  dziedzinie IT, jest jednoznaczna.

Jak wdrażać, kontrolować i monitorować pracę systemów informatycznych.

Współczesne przedsiębiorstwa mają dwie możliwości wdrażania i obsługi systemów informatycznych. Pierwsza, to utrzymanie infrastruktury informatycznej zasobami wewnętrznymi, poprzez szkolenie własnych pracowników w zakresie nowoczesnych technologii informacyjnych, druga, to tak zwany outsourcing IT, a więc powierzanie kompleksowej obsługi informatycznej wyspecjalizowanej firmie IT. Obserwując rynek i wzrost zainteresowania usługą jaką jest  outsourcing IT, można śmiało powiedzieć, że bardziej opłaca się podjąć współpracę z firmą zewnętrzną, która przejmie odpowiedzialność za funkcjonowanie systemów informatycznych, niż samodzielne wdrażanie i kontrolowanie ich działania. To coraz bardziej popularne rozwiązanie daje wiele wymiernych korzyści, oraz komfort polegający na tym, że systemy stają się narzędziem, za którego działanie odpowiada ktoś inny, my natomiast możemy skupić się na przedmiocie działalności firmy.

Outsourcing IT – oddelegowanie obowiązków

Aby umotywować konieczność korzystania z usług firmy zajmującej się technologiami informacyjnymi, trzeba wyszczególnić zakres obowiązków jakie można na nią oddelegować w momencie nawiązania współpracy. Otóż, pod pojęciem kompleksowej obsługi informatycznej kryje się opieka nad oprogramowaniem oraz infrastrukturą informatyczną, czyli siecią, sprzętem komputerowym, serwerami. Należy przez to rozumieć, że firma IT przejmuje pełną odpowiedzialność za działanie sprzętu i oprogramowania, które stanowią podstawowe narzędzie pracy, zatem nie można pozwolić sobie na przerwy w działaniu tychże systemów. Wyobraźmy sobie, że w dużej firmie nagle zostaje zerwana łączność pomiędzy jej pracownikami, a dostęp do ważnych informacji zostaje utracony… Taka sytuacja to bezpośrednie zagrożenie dla stabilności firmy oraz narażenie jej na utratę zaufania klientów, co przekłada się na nieodwracalne, negatywne w skutkach zmiany. Aby do nich nie dopuścić potrzebny jest stały nadzór nad systemami informatycznymi i regularne przeglądy techniczne, te właśnie obowiązki należą do zewnętrznej firmy IT, z którą decydujemy się współpracować. Nie przypadkowo mowa jest tutaj o współpracy, a nie usłudze, ponieważ specjaliści IT, którzy przyglądają się procesom w naszym przedsiębiorstwie, stale proponują zmiany i udoskonalenia systemów na których pracujemy. Widząc nasze potrzeby starają się im sprostać, dostrzegając niedoskonałości, proponują inne rozwiązania, a kiedy uważają, że pracownicy nie wykorzystują w pełni możliwości danego oprogramowania, organizują szkolenia, które mają nauczyć tego, jak zoptymalizować zarządzanie w oparciu o dostępne narzędzia. W zależności od umowy jaką podpiszemy, outsourcing IT pozwala także oddelegować takie obowiązki jak nadzór nad domenami, archiwizacja danych, czyli cały wachlarz usług informatycznych, łącznie z testowaniem najnowszych rozwiązań, które mogą przyczynić się do zwiększenia zysków naszej firmy.

Outsourcing – początki nowoczesnego zarządzania

Outsourcing jest uważany za jedną z najefektywniejszych strategii nowoczesnego zarządzania. Zjawisko to w języku angielskim nazywa się outside resource using, czyli korzystanie z zasobów zewnętrznych, jednak powszechnie używany jest skrót – outsourcing. Początkowo dotyczył on strategii zaopatrzenia przez firmy produkcyjne, które rezygnowały z wytwarzania wszystkich prefabrykantów i decydowały się na pozyskiwanie ich od innych firm produkcyjnych. Z czasem jednak outsourcing stał się określeniem właściwym dla strategii we wszystkich dziedzinach gospodarki i biznesu, zasada tej strategii jest taka sama, tyle, że dotyczy nie tylko produktów, ale także usług, na przykład tych związanych z technologiami informatycznymi. Outsourcing jest nowoczesną strategią zarządzania, która pozwala na skoncentrowanie się na głównym przedmiocie działalności przedsiębiorstwa, podczas gdy firma zewnętrzna obsługuje  obszary wspomagające ją.

Outsourcing IT skutecznie wspomaga zarządzanie

Szukając potwierdzenia dla tezy, że outsourcing przyczynia się do rozwoju firmy, powinniśmy przyjrzeć się potędze motoryzacyjnej jaką jest Ford. Jej twórca Henry Ford, jako pierwszy zastosował rozwiązanie opierające się na zasadach outsourcingu, a określił je słowami: Jeśli jest coś, czego nie potrafimy zrobić wydajniej, taniej i lepiej niż konkurenci, nie ma sensu, żebyśmy to robili i powinniśmy zatrudnić do wykonania tej pracy kogoś, kto zrobi to lepiej niż my.

Zatem nie ma podstaw do tego, by obawiać się rezygnacji z samodzielnej obsługi systemów informatycznych i powierzyć pracę w tym obszarze firmie zewnętrznej, podczas gdy nasze wewnętrzne zasoby mogą być skoncentrowane na najbardziej istotnych procesach, dzięki którym mamy szansę na osiągnięcie przewagi konkurencyjnej. Systemy informatyczne i oprogramowanie, jako narzędzia zwiększające efektywność zarządzania, umożliwiają rozwój przedsiębiorstwa, należy więc dołożyć wszelkich starań, aby nadzór nad ich funkcjonowaniem powierzyć najlepszym specjalistom IT.

Jednak utrzymanie tej infrastruktury zasobami wewnętrznymi oraz inwestowanie w pracowników, którzy zdobędą specjalistyczną wiedzę na temat stale rozwijających się technologii to sprawa bardzo kosztowna.

Dlatego coraz bardziej popularnym rozwiązaniem, które stosują przedsiębiorstwa, jest powierzanie kompleksowej obsługi informatycznej wyspecjalizowanej firmie IT, czyli tzw. outsourcing IT. Pełna obsługa informatyczna podjęta przez zewnętrzną firmę to nie tylko opieka nad oprogramowaniem lub sprzętem w przedsiębiorstwie, przeglądy techniczne, nadzór nad domenami, archiwizacja danych, konsultacje i szkolenia, czy świadczenie wszelkich usług informatycznych. Zastosowanie outsourcingu to również innego rodzaju wymierne korzyści dla przedsiębiorstwa: pomaga kadrze zarządzającej podejmować racjonalne decyzje biznesowe, poprawia wydajność pracy oraz zwiększa zyski firmy. Outsourcing uważa się dzisiaj za jedną z najefektywniejszych strategii zarządzania. Głównym celem outsourcingu jest skoncentrowanie się przedsiębiorstwa na swojej działalności. Jego skupienie się na kluczowych usługach i zadaniach oraz zrezygnowanie z prowadzenia, często czasochłonnych i kosztownych, działań informatycznych na rzecz wyspecjalizowanej firmy, która zrobi to taniej i efektywniej, niż przedsiębiorstwo korzystające z zasobów wewnętrznych.

Podejmowanie przedsięwzięć outsourcingowych ma oczywiście na celu redukcję kosztów, ale błędem byłoby redukowanie celów outsourcingu wyłącznie do celów ekonomicznych.

Jedna definicja nie wyklucza drugiej. Tak czy inaczej wdrożenie w firmie systemu CRM ma na celu wypracowanie jak najlepszych relacji z klientem poprzez dogłębne zrozumienie jego potrzeb, stały monitoring i dobre zarządzanie kontaktami. CRM jest w stanie ogarnąć wszystkie procesy biznesowe: od procesu sprzedaży, przez serwis aż do sporządzania raportów, prognoz i statystyk. Systemy CRM służą między innymi również do segmentacji klientów – wychwytują tych, którzy są dla firmy najważniejsi oraz zapewniają jej najwyższy zysk i wyodrębniają ich od klientów mniej ważnych czy wręcz nieopłacalnych. Dzięki tej klasyfikacji firma jest w stanie podjąć w stosunku do nich odpowiednie decyzje.

Mówiąc najprościej, system CRM to metoda gromadzenia i analizy wprowadzanych danych oraz ich interpretacja. A wyniki przeprowadzanych badań dowodzą, że jest to metoda bardzo opłacalna dla firmy, która z niej korzysta.